Xây dựng Luật lưu trữ để phát huy tác dụng của tài liệu lưu trữ đối với đời sống

1.Khái niệm, đặc điểm, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ, phông lưu trữ, phông lưu trữ nhà nước.

1.1. Khái niệm, đặc điểm  

          “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được bảo quản trong các kho, Viện lưu trữ”1. Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị, tổ chức và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế văn hoá, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được đưa vào bảo quản trong các kho, viện lưu trữ phục vụ cho các mục đích khác nhau của con người và xã hội. Tài liệu lưu trữ là kết quả hoạt động của một pháp nhân cụ thể. Phần lớn tài liệu lưu trữ có nguồn gốc là tài liệu văn thư, nhưng không phải tất cả tài liệu văn thư đều trở thành tài liệu lưu trữ, mà chỉ gồm những tài liệu có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử. Hay nói một cách khác, tài liệu lưu trữ là những tài liệu được bảo quản trong các kho, viện lưu trữ theo các yêu cầu, mục đích, đặc điểm, đặc thù và các nguyên tắc tổ chức bảo quản và khai thác sử dụng nhất định. Đặc điểm chung nhất của tài liệu lưu trữ là chứa đựng các thông tin quá khứ (past information) về các sự kiện, hiện tượng, biến cố lịch sử, những thành quả lao động sáng tạo của nhân dân trong các thời kỳ lịch sử, những hoạt động của một Nhà nước, một tổ chức xã hội, một cơ quan, đơn vị hay một nhân vật tiêu biểu trong quá trình tồn tại vv..

Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của văn bản. Nói theo ngôn ngữ thông tin, đó là những tài liệu chứa đựng thông tin cấp I, chúng mang những bằng chứng thể hiện độ chân thực và chính xác cao như bút tích của tác giả, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan, ngày tháng và địa danh làm ra tài liệu. Nghiên cứu, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là được tiếp cận dần đến chân lý, tiếp cận gần tới sự thật lịch sử.

Tài liệu lưu trữ do Nhà nước thống nhất quản lý, được bảo quản và tổ chức sử dụng theo những quy định chặt chẽ và các nguyên tắc khoa học nghiệp vụ nhất định. Tài liệu lưu trữ không phải là hàng hoá để trao đổi, mua bán hoặc sử dụng một cách tuỳ tiện. Nhưng bản thân tài liệu lưu trữ và các thông tin tài liệu  lưu trữ trên thực tế chỉ có giá trị khi chúng được đưa vào khai thác, sử dụng. Và như một quy luật, việc khai thác sử dụng chúng càng nhiều, quay vòng càng nhanh thì giá trị của chúng càng tăng, càng trở nên hữu ích đối với con người và xã hội.

Căn cứ vào nội dung và đặc điểm kỹ thuật, có thể chia tài liệu lưu trữ làm 4 loại: tài liệu hành chính; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và tài liệu điện tử, tài liệu kỹ thuật số.

Tổng hợp các tài liệu lưu trữ có mối liên hệ hữu cơ, logic và lịch sử tạo thành phông lưu trữ. Phông lưu trữ là “Phông tài liệu hoặc một phần của phông tài liệu được tiếp nhận để Nhà nước bảo quản hoặc là tổ hợp riêng biệt các tài liệu có mối liên hệ hữu cơ, logic và lịch sử, được thành lập trong kho, viện lưu trữ. Phông lưu trữ là đơn vị phân loại, thống kê tài liệu lưu trữ của phông lưu trữ nhà nước”[2] Phông lưu trữ là cơ sở để tổ chức khoa học bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ. Không xé lẻ tài liệu lưu trữ và tổ chức tài liệu lưu trữ theo phông là nguyên tắc khoa học trong tổ chức, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ. Phông lưu trữ bao giờ cũng có lịch sử đơn vị hình thành phông (lịch sử cơ quan, tổ chức, cá nhân sản sinh ra tài liệu) và lịch sử phông tài liệu. “Phông lưu trữ nhà nước là tổng hợp (hay tổ hợp) những tài liệu có giá trị (có ý nghĩa) chính trị, khoa học, kinh tế, văn hóa, xã hội là sở hữu của Nhà nước, thuộc diện đăng ký thống kê tập trung và được Nhà nước bảo quản trong các kho (viện) lưu trữ nhà nước”[3]. Theo Từ điển Thuật ngữ lưu trữ của Hội đồng Lưu trữ quốc tế năm 1988, “Phông lưu trữ nhà nước là toàn bộ (tổng số) các tài liệu có ý nghĩa chính trị, khoa học, kinh tế, xã hội và văn hóa thuộc sở hữu Nhà nước, chịu sự đăng ký tập trung và được bảo quản trong các kho lưu trữ” (State Archival fond - The Totality of Political, Scientific, Economic, Social or cultural significance belonging to the state and subject to central registration and preservation in the Archives)[4].  

Như vậy, có thể định nghĩa “Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu có ý nghĩa (có giá trị) chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân, các nhân vật lịch sử tiêu biểu, thuộc sở hữu nhà nước, được Nhà nước đăng ký, thống kế tập trung và bảo quản trong hệ thống các trung tâm (các viện) lưu trữ nhà nước. Phông lưu trữ nhà nước là cơ sở để tổ chức mạng lưới, hệ thống các trung tâm, (các viện) lưu trữ nhà nước”.

1.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các ý nghĩa khác. Ý nghĩa chính trị của tài liệu thể hiện ở chỗ, nó được sử dụng như một vũ khí, một công cụ quan trọng để bảo vệ quyền và lợi ích của giai cấp, của đảng cầm quyền. Lịch sử nhân loại đã chứng minh rằng, ở bất kỳ giai đoạn lịch sử nào, bất kỳ quốc gia nào, các giai cấp và đảng cầm quyền đều có ý thức bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ như một công cụ hữu hiệu để bảo vệ quyền và lợi ích của mình. Lịch sử nước ta cho thấy, chính thực dân Pháp trước đây đã sử dụng nhiều tài liệu lưu trữ để phục vụ cho việc thống trị, đàn áp phong trào cách mạng và vơ vét tài nguyên phong phú của nước ta. Với ý đồ chính trị sâu xa, khi thất bại buộc phải rút về nước, chúng đã mang theo nhiều tài liệu quan trọng. Chủ tịch Hồ Chí Minh khi viết “Bản án chế độ thực dân Pháp” (bản tiếng Pháp in năm 1925 tại Paris) đã sử dụng nhiều nguồn tư liệu, trong đó có những tài liệu lưu trữ đã được đăng công khai trên báo chí chính giới Pháp và những tài liệu do chính người Pháp công bố. Bằng những “tài liệu lưu trữ biết nói”, những số liệu cụ thể, những bằng chứng không thể chối cãi được, tác phẩm này đã trở thành một bản cáo trạng giáng một đòn chí mạng vào chủ nghĩa thực dân Pháp, góp phần thức tỉnh giai cấp công nhân và nhân dân lao động bị áp bức ở nước ta và các nước thuộc địa khác đứng lên đấu tranh giành độc lập dân tộc. Ý nghĩa chính trị của tài liệu lưu trữ ở chỗ nó có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia, nó là di sản của dân tộc có giá trị đặc biệt đối với công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước. Không phải ngẫu nhiên, ngay sau khi đất nước ta giành được độc lập, ngày 03/01/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Thông đạt số 1C/VP quy định “Cấm không được hủy công văn, tài liệu có giá trị về phương diện kiến thiết quốc gia”.

Tài liệu lưu trữ còn là bằng chứng, là phương tiện cực kỳ quan trọng trong đấu tranh chính trị - ngoại giao, đấu tranh bảo vệ quyền, quyền chủ quyền quốc gia trên lãnh thổ, vùng biển, vùng trời của Tổ quốc. Nhiều tài liệu quan trọng của Nhà nước đã được đưa ra để tố cáo âm mưu của bọn đế quốc và phản động. Một số tài liệu lưu trữ còn được sử dụng để biên soạn cuốn sách trắng của Bộ Ngoại giao nước ta về chủ quyền của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa kinh tế to lớn. Đó là các tài liệu phản ánh tình hình phát triển kinh tế chung của đất nước, tình hình phát triển của từng ngành, từng lĩnh vực. Đó là đồ án thiết kế của các công trình, nhà máy, xí nghiệp, hầm mỏ, cầu đường, tài liệu về thiết kế chế tạo máy, điều tra khảo sát địa chất, khoáng sản, dầu khí, địa hình, khí tượng thủy văn, môi trường, cây trồng, vật nuôi, các báo cáo về các công trình nghiên cứu khoa học có liên quan. Sử dụng các tài liệu lưu trữ này sẽ giúp cho việc xây dựng các quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế của đất nước hoàn chỉnh, sát thực tế, có cơ sở khoa học, giúp các nhà thiết kế và chế tạo lựa chọn được phương án tối ưu, chắp cánh cho các sáng chế và phát minh có chất lượng hiệu quả cao. Nghiên cứu, sử dụng các tài liệu lưu trữ góp phần đẩy nhanh tiến độ khảo sát, thiết kế, thi công các công trình xây dựng cơ bản, khôi phục và sửa chữa nhanh chóng, bảo đảm chất lượng phục chế, trùng tu, cải tạo nâng cấp các công trình bị hư hỏng, bị chiến tranh tàn  phá. Ý nghĩa kinh tế của tài liệu lưu trữ còn thể hiện cụ thể ở giá trị các thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ. Khi thông tin trong đó có thông tin quá khứ chứa trong tài liệu được quan niệm như sản phẩm trí tuệ có giá trị được sử dụng phục vụ cho các mục đích khác nhau của con người và xã hội thì ý nghĩa kinh tế của tài liệu lưu trữ càng được khẳng định trong thực tiễn.

Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa văn hóa sâu sắc, nó phản ánh những thành quả lao động sáng tạo về vật chất, tinh thần, những nhận thức về xã hội và tự nhiên của dân tộc ta qua các giai đoạn lịch sử. Đó là chứng tích về văn hóa vật chất và văn hóa tinh thần, là tấm gương phản ánh về trình độ văn hóa của dân tộc ta. Di sản này có vai trò to lớn trong phát triển chính trị, xã hội, kinh tế, khoa học, công nghệ, văn hóa nghệ thuật của nước ta trong lịch sử. Đồng thời có ý nghĩa to lớn đối với sự nghiệp xây dựng nền văn hóa Việt Nam đậm đà bản sắc dân tộc. Ngày nay, nhiều tài liệu phông lưu trữ nhà nước Việt Nam không chỉ là di sản văn hóa của dân tộc Việt Nam mà còn là di sản văn hóa thế giới. Chẳng hạn như tài liệu Mộc bản triều Nguyễn, 82 Bia Tiến sĩ ở Quốc Tử giám (Hà Nội) đã được công nhận là di sản tư liệu thuộc chương trình ký ức thế giới (Memory of the world). Ngày nay, Tổ chức Văn hóa, khoa học và giáo dục của Liên hiệp quốc (UNESCO) đánh giá trình độ phát triển văn hóa của một quốc gia, dân tộc căn cứ vào số lượng đầu sách quốc gia mà dân tộc đó viết ra và đã được công bố, số lượng và niên đại các tài liệu lưu trữ của quốc gia mà dân tộc đó còn lưu lại được cho dân tộc mình và cho nhân loại. Chính tổ chức UNESCO đã đưa ra chương trình Ký ức thế giới, quan niệm “Ký ức thế giới là những hồi ức của các dân tộc trên thế giới được chọn lọc và ghi lại bằng tư liệu. Những di sản, tư liệu này đại diện cho một bộ phận lớn di sản văn hóa thế giới. Ký ức thế giới ghi lại sự phát triển về tư tưởng, những khám phá về thành tựu của xã hội loài người. Đó là di sản của quá khứ để lại cho thế giới trong hiện tại và tương lai”. Chương trình Ký ức thế giới ra đời nhằm mục đích bảo vệ các tài liệu lưu trữ được công nhận là di sản tư liệu, di sản văn hóa thế giới. Không thể không thừa nhận ý nghĩa văn hóa của các tài liệu lưu trữ. 

Tài liệu lưu trữ còn có ý nghĩa khoa học quan trọng. Chúng ta đều biết, không một phát minh khoa học nào lại chỉ là sản phẩm lao động của một người hoặc thậm chí một thế hệ. Niu-tơn đã diễn đạt tư tưởng này một cách sinh động “nếu tôi nhìn xa hơn người khác một phần nào đó là vì tôi đứng trên vai những người khổng lồ”. Các Mác trong bộ Tư bản cũng khẳng định, “mọi công trình khoa học, mọi phát minh, sáng chế nào cũng đều là lao động nói chung, nó tùy thuộc một phần bởi việc sử dụng lao động của những người đi trước”. Tính kế thừa, tính tập thể, tính quốc tế trong sự phát triển khoa học được bảo đảm (được giữ lại) nhờ hệ thống các tài liệu lưu trữ, các tư liệu thành văn trong đó trình bày các kết quả nghiên cứu và phát kiến của từng người hoặc tập thể các nhà khoa học. Thiếu tài liệu lưu trữ, thiếu thông tin quá khứ trong tài liệu lưu trữ thì không thể nghĩ tới việc xây dựng và phát triển khoa học nói chung và khoa học lịch sử nói riêng. Tài liệu lưu trữ là một trong các nguồn sử liệu quan trọng để hình thành nên các công trình lịch sử. Thông tin quá khứ chứa trong tài liệu lưu trữ không chỉ để nghiên cứu quá khứ mà còn để nghiên cứu các biện pháp cải tiến xã hội và nhận thức tương lai. Các nhà kinh điển của chủ nghĩa Mác Lê nin đã chỉ rõ, “muốn xây dựng hiện tại cần phải hiểu biết quá khứ”. Phải từ quá khứ của lịch sử mà rút ra những nguyên nhân và động lực thúc đẩy lịch sử phát triển, những bài học kinh nghiệm, những quy luật phổ biến  và đặc thù của lịch sử nước ta cùng với những truyền thống tốt đẹp về các mặt của dân tộc được phản ánh trong tài liệu lưu trữ. Chúng ta cần phải dựa trên những nguồn tư liệu quan trọng, trong đó có các tài liệu thuộc phông lưu trữ nhà nước để nghiên cứu lịch sử. Nguồn sử liệu này được sản sinh ra từ hoạt động của các cơ quan hoặc cá nhân ở những giai đoạn lịch sử nhất định. Có thể nói, bất cứ tài liệu lưu trữ nào, ít nhiều đều chứa những thông tin chân thực về xã hội của thời kỳ lịch sử đã sản sinh ra chúng. Do đó, tài liệu lưu trữ là cơ sở sử liệu đặc biệt quan trọng cho việc nghiên cứu lịch sử dân tộc nói chung, lịch sử kinh tế, văn hóa tư tưởng, lịch sử quân sự, ngoại giao và lịch sử của từng địa phương, từng ngành, từng cơ quan, từng nhân vật lịch sử nói riêng. Sử dụng triệt để nguồn sử liệu trong phông lưu trữ nhà nước sẽ mở ra cho khoa học lịch sử nước ta những khả năng mới trong việc làm sáng tỏ nhiều vấn đề của lịch sử dân tộc, đặc biệt là lịch sử của các thời kỳ cận, hiện đại Việt Nam và lịch sử của Đảng.  

Tài liệu lưu trữ dưới ánh sáng của khoa học hiện đại là cơ sở hình thành bộ nhớ của dân tộc, của nhân loại và của thời đại. Tài liệu lưu trữ, thông tin tài liệu lưu trữ ngày càng có giá trị và có ý nghĩa quan trọng trong khi nhân loại bước sang giai đoạn xây dựng xã hội thông tin và nền kinh tế tri thức. Thế kỷ thứ 21 được xem như là điểm khởi đầu một kỷ nguyên mới trong lịch sử loài người: kỷ nguyên của toàn cầu hoá và kinh tế tri thức (knowledge economy) hay nền kinh tế dựa trên tri thức (knowledge based economy). Toàn cầu hoá và kinh tế tri thức là hai đặc điểm quan trọng nhất của nền văn minh nhân loại trong kỷ nguyên mới, có liên quan chặt chẽ với nhau, trong khi toàn cầu hoá biểu thị xu hướng thu hẹp các khoảng cách của các không gian (không gian văn hoá, không gian lịch sử, không gian chính trị, không gian hành chính và không gian địa lý…) thì kinh tế tri thức là bà đỡ, là cơ sở chi phối tốc độ và mức độ của quá trình toàn cầu hoá. Xây dựng nền kinh tế tri thức và giải quyết các vấn đề toàn cầu hoá không thể không sử dụng thông tin quá khứ trong các tài liệu lưu trữ.

Ngày nay, tài liệu lưu trữ thông tin quá khứ, tài liệu lưu trữ phông lưu trữ nhà nước Việt Nam có ý nghĩa đặc biệt quan trọng để nghiên cứu thực hiện các Nghị quyết của Đảng, của Quốc hội và Chính phủ về cải cách hành chính, xây dựng Nhà nước pháp quyền của dân, do dân, vì dân, đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, xây dựng nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, mở cửa hội nhập kinh tế quốc tế. Tài liệu lưu trữ, thông tin quá khứ trong tài liệu lưu trữ thuộc phông lưu trữ nhà nước có ý nghĩa to lớn và rất cần thiết để giải quyết các nhiệm vụ thực tiễn đặt ra trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức Đảng, đoàn thể, các tổ chức xã hội, các doanh nghiệp, các đơn vị sự nghiệp, các Viện nghiên cứu, các trường Đại học, Cao đẳng và Trung học chuyên nghiệp, các cá nhân, các nhà quản lý, các nhà hoạt động chính trị, xã hội, khoa học nghệ thuật và của người dân.

2. Khái niệm, nhiệm vụ và nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ theo nghĩa rộng là một lĩnh vực trong hoạt động của Nhà nước bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp chế và thực tiễn về bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Lưu trữ hay công tác lưu trữ là sự nghiệp chính trị, sự nghiệp khoa học. Công tác lưu trữ là sự nghiệp chính trị thể hiện ở chính bản thân nó làm nhiệm vụ bảo quản và tổ chức sử dụng các tài liệu có ý nghĩa chính trị, phục vụ trước hết cho lợi ích của Nhà nước, của giai cấp, của Đảng cầm quyền. Ngoài ra, tính chất chính trị của công tác lưu trữ còn thể hiện ở nội hàm tính chất cơ mật của nó. Tính chất khoa học của công tác lưu trữ thể hiện ở chỗ nó là lĩnh vực công tác có tính chất chuyên môn nghiệp vụ chuyên sâu. Để bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ đòi hỏi các khâu nghiệp vụ lưu trữ như thu nhập, chỉnh lý khoa học, phân loại, xác định giá trị, tổ chức bảo quản tài liệu, xây dựng công cụ tra tìm, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu v.v.. đều phải dựa trên những nguyên tắc, phương pháp khoa học và có hệ thống lý luận riêng. Tính pháp chế của công tác lưu trữ thể hiện ở chỗ, nó là một lĩnh vực hoạt động của bộ máy nhà nước, ra đời cùng với sự ra đời của Nhà nước. Quản lý nhà nước về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ phải trên cơ sở pháp luật của Nhà nước. Công tác lưu trữ gồm có hai nhiệm vụ cơ bản: bảo quản an toàn tài liệu phông lưu trữ nhà nước và sử dụng có hiệu quả tài liệu phông lưu trữ nhà nước nhằm thực hiện thắng lợi các đường lối, chính sách, nhiệm vụ chính trị của Đảng cầm quyền, chế độ chính sách, pháp luật của Nhà nước trong từng giai đoạn lịch sử. Hai chức năng này có liên quan mật thiết với nhau, thực hiện tốt chức năng thứ nhất sẽ tạo tiền đề vật chất để làm tốt chức năng thứ hai. Không thể quan niệm công tác lưu trữ chỉ giới hạn trong việc bảo quản tài liệu hoặc chủ yếu là bảo quản tài liệu. Mục tiêu quan trọng nhất của công tác lưu trữ là phát huy tác dụng của tài liệu lưu trữ đối với các hoạt động của đời sống xã hội, góp phần thúc đẩy xã hội phát triển, phục vụ cho các mục đích khác nhau của con người và xã hội.

Ở nước ta, công tác lưu trữ được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Nguyên tắc này thể hiện ở chỗ, Chính phủ thống nhất quản lý tài liệu phông lưu trữ nhà nước, tài liệu phông lưu trữ nhà nước được đăng ký thống kê và bảo quản trong mạng lưới, hệ thống các trung tâm, các kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương. Quản lý tập trung thống nhất tài liệu phông lưu trữ nhà nước không có nghĩa là tập trung bảo quản ở một nơi. Tập trung thống nhất quản lý công tác lưu trữ còn thể hiện ở chỗ, Chính phủ thống nhất quản lý pháp chế, chế độ chính sách và nghiệp vụ công tác lưu trữ.

Lưu trữ, công tác lưu trữ là lĩnh vực hoạt động có tính chất chuyên môn, nghiệp vụ chuyên sâu, người làm công tác lưu trữ ngoài phẩm chất chính trị, đạo đức nghề nghiệp cần phải am hiểu chuyên môn, nghiệp vụ về lưu trữ, được đào tạo bài bản, chính quy, hệ thống về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ./.

 



1 Xem Từ điển Thuật ngữ lưu trữ hiện đại các nước Xã hội chủ nghĩa, Matxcơva, 1978, tr 6 (bản tiếng Nga)

[2] Tlđd  

[3] Tlđd

[4] Từ điển Thuật ngữ lưu trữ của Hội đồng Lưu trữ quốc tế, xuất bản tại Muchen, New York, London, Paris 1988, tr 153.

Ý kiến bạn đọc
Tham gia ý kiến về bài viết trên
Ý kiến của bạn:
Mã xác nhận:   Gửi